Pretraživanje dokumenata u mapama na disku

Sažetak

U ovom članku je opisano pretraživanje sadržaja dokumenata koji se nalaze na mreži ili lokalnom disku.

Detaljni opis

Odvjetnički ured posjeduje vrlo moćan i brz pretraživač dokumenata, koji je koncipiran vrlo slično poznatim internet pretraživačima. Podržani su Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF, RTF, HTML i TXT formati. Skenirane PDF dokumente nije moguće pretraživati (osim ako se u Adobe Acrobatu ili nekom drugom alatu pokrene OCR metoda prepoznavanja teksta).

Princip rada

Sam pretraživač je koncipiran slično internet pretraživačima. Dokumenti se indeksiraju u pozadini, dok sustav nije opterećen, a sam pretraživač pretražuje indekse, a ne stvarne dokumente, baš kao što i Google ne otvara sve stranice na internetu, kad pretražujete internet. Osnovna prednost ove metode je nekoliko desetaka tisuća puta veća brzina pretraživanja.

Pokretanje pretraživača

Za pretraživanje dokumenata u modulu Biblioteka kliknite na ikonu Pretraživanje interne prakse (dokumenata). Prije samog pretraživanja potrebno je odrediti lokacije (mape na mrežnom ili lokalnom disku) koje će biti indeksirane.

Lokacija dokumenata

Odvjetnički ured može ovisno o izdanju pretraživati dokumente u jednoj ili više mapa na mrežnom ili lokalnom disku. Za određivanje mapa koje će biti indeksirane, u obrascu za pretraživanje kliknite na Postavke, te slijedite upute na zaslonu.

Lokacija indeksnih datoteka

Prilikom indeksiranja dokumenata u spisima, program stvara indeksne datoteke. Ove datoteke moraju biti dostupne svim računalima na mreži, a Odvjetnički ured ih sprema unutar mape u kojoj se nalaze dokumenti na serveru (unutar skrivene __javanet__ podmape).

Indeksiranje dokumenata

Kako je već istaknuto, program indeksira dokumente u pozadini, a u indeksiranju mogu sudjelovati sva računala u mreži. Indeksiranje je moguće pokrenuti i ručno u obrascu za pretraživanje, međutim naša preporuka je da na poslužitelju dodate Scheduled Tasks zadatak, koji će proces indeksiranja pokrenuti tokom noći, kako je to opisano u članku Indeksiranje dokumenata.

Prioritet indeksiranja

Ako ste dodali Scheduled Tasks zadatak, na poslužitelju (serveru), kako je to opisano u članku Indeksiranje dokumenata, ostalim računalima u mreži smanjite prioritet indeksiranja ili ih potpuno isključite iz procesa indeksiranja.

Za definiranje prioriteta indeksiranja pojedinog računala u mreži:

1. U Odvjetničkom uredu iz izbornika Alati izaberite naredbu Mogućnosti.
2. U dijaloškom okviru Mogućnosti u lijevom dijelu okvira izaberite kategoriju Dokumenti.
3. U grupi Indeksiranje postavite prioritet indeksiranja (Visok ili Nizak na serveru, Ne indeksiraj ili Nizak na stolnim računalima u mreži, a obvezno Ne indeksiraj na prijenosnim računalima i računalima koja su na server spojena preko VPN-a (fizički udaljene lokacije).

Reference

Indeksiranje dokumenata
Pretraživanje dokumenata u spisima

Odnosi se na

Odvjetnički ured 4.5 ili noviji.