Sažetak

U ovom članku je opisano pretraživanje sadržaja dokumenata koji se nalaze u spisima i biblioteci dokumenata.

Detaljni opis

Odvjetnički ured može pretraživati unutar sadržaja dokumenata koji se nalaze u spisima i biblioteci dokumenata. Podržani su Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF, RTF, HTML i TXT formati. Skenirane PDF dokumente nije moguće pretraživati (osim ako se u Adobe Acrobatu ili nekom drugom alatu pokrene OCR metoda prepoznavanja teksta).

Sam pretraživač je koncipiran slično internet pretraživačima. Dokumenti se indeksiraju u pozadini, dok sustav nije opterećen, a sam pretraživač pretražuje indekse, a ne stvarne dokumente, baš kao što i Google ne otvara sve stranice na internetu, kad pretražujete internet. Osnovna prednost ove metode je nekoliko desetaka tisuća puta veća brzina pretraživanja.

Kako bi Odvjetnički ured optimalnom brzinom indeksirao dokumente, potrebno mu je definirati, gdje će spremati indeksne datoteke, te koja računala u mreži će sudjelovati u indeksiranju dokumenata.

Lokacija indeksnih datoteka

Prilikom indeksiranja dokumenata u spisima, program stvara indeksne datoteke. Ove datoteke moraju biti dostupne svim računalima na mreži, a Odvjetnički ured ih sprema unutar mape u kojoj se nalaze dokumenti na serveru (unutar skrivene __javanet__ podmape).

Za definiranje lokacije indeksnih datoteka:

1. U Odvjetničkom uredu iz izbornika Alati izaberite naredbu Mogućnosti.
2. U dijaloškom okviru Mogućnosti u lijevom dijelu okvira izaberite kategoriju Dokumenti.
3. U grupi Indeksiranje upišite lokaciju dokumenata ili pritisnite na Potraži. Definirana lokacija mora biti dostupna svim računalima u mreži, stoga preporučujemo da je upištete u UNC formatu (\\naziv_racunala\mapa\podmapa) ili koristite mrežne diskove. Mrežni diskovi se definiraju u Windows Exploreru naredbom Map Network Drive na način da definirate da je npr. disk S: išto što i \\naziv_servera\naziv_mape).
4. Prioritet indeksiranja postavite na Visok na serveru, a Ne indeksiraj na prijenosnim računalima i računalima koja su na server spojena preko VPN-a (fizički udaljene lokacije).

Indeksiranje dokumenata

Kako je već istaknuto, program indeksira dokumente u pozadini, a u indeksiranju mogu sudjelovati sva računala u mreži.

Naša preporuka je da sva klijent računala (osim jednog ili dva stolna računala, koja su često upaljena), isključite iz indeksiranja, a na poslužitelju dodate Scheduled Tasks zadatak, kako je to opisano ovdje.

Reference

Indeksiranje dokumenata
Pretraživanje dokumenata na disku

Odnosi se na

Odvjetnički ured 4.5 ili noviji.